Tu administración, 100% digital

Antes teníamos los contratos en carpetas y las actas de entrega en papel, y cada vez que un propietario pedía un documento había que buscarlo. Hoy todo está cargado y cada quien consulta lo suyo. Lo que más nos cambió la operación fue poder hacer el acta de entrega del inmueble desde el celular, con la firma del arrendatario ahí mismo. Y las cartas de incremento del IPC, que antes nos tomaban una semana, ahora salen en una tarde.

Lo primero que noté fue que dejaron de llamarme para reservar el salón social: ahora lo hacen desde la aplicación y ven la disponibilidad solos. En la última asamblea usamos las votaciones con coeficiente y el resultado salió al instante, sin contar papeletas. El acta quedó firmada digitalmente por los asistentes ese mismo día, no dos semanas después como pasaba antes.

El control de ingreso nos dio algo que no teníamos: saber con certeza quién entró, a qué hora y por qué, con un reporte que descargamos cuando lo necesitamos. En finanzas llevamos la cartera y la caja en un solo lugar, y dejamos de armar el consolidado a mano cada mes. Las solicitudes internas ahora entran por PQRS con responsable asignado, así que ya nadie dice que no le avisaron.

Teníamos la información de los asociados repartida entre varios archivos de Excel y nunca coincidían. Ahora está toda en un solo lugar y actualizada. Enviamos las cuentas de cobro de una sola vez y vemos quién pagó y quién no, sin tener que preguntar. Para nosotros lo más valioso ha sido la trazabilidad de los aportes: cuando un asociado pregunta por su historial, se lo mostramos en el momento.

Manejo la cartera de varias copropiedades y cada mes tenía que redactar decenas de cartas de cobro una por una, cambiando el nombre y el saldo a mano. En una de esas se me fue el nombre de otro conjunto en el cuerpo de la carta, y eso en un cobro es delicado. Ahora armo la plantilla una vez, cargo el archivo con los saldos del mes y salen todas personalizadas, cada una con su PDF y su firma. Los datos del conjunto ya no se copian: los trae el sistema.

Nos dedicamos a la limpieza de muebles y tapicería a domicilio, y el desorden estaba en la agenda: los clientes escribían por WhatsApp y a veces citábamos a dos en el mismo horario. Ahora ellos mismos reservan y ven qué franjas hay libres. Cada servicio queda como una tarea asignada al técnico con la dirección y la hora, y si un cliente queda inconforme lo radica por PQRS con foto, así que sabemos qué pasó y podemos responder con la garantía.